מוקדים טלפוניים יכולים להיראות כמו סירי לחץ. אמנם מדובר במוקדים שבהם כל טלפן מדבר עם הלקוחות שלו ולעתים יש מוקדים שבהם יש רק שיחות נכנסות ולא שיחות יוצאות, אך בסופו של דבר הניהול של מקום כזה לא יהיה פשוט בכלל. יש הרבה עובדים והמלאכה מרובה אז איך אפשר לנהל הכול?
חלוקה לקבוצות קטנות יותר
כדי לנהל היטב מוקד טלפוני רצוי לחלק את המוקד לקבוצות קטנות יותר. כמובן שאם מדובר על מוקד טלפוני די קטן אז אין בזה צורך אך אם מדובר במוקד טלפוני גדול כדאי מאוד שתבצעו חלוקה איכותית ונכונה של כוח האדם. תמנו מנהל לכל קבוצה וכך תוכלו להתייעל. חשוב לזכור שאם ה קבוצות קטנות יותר יש גם יותר מקום לשיפור בין אם מדובר בחניכה אישית יותר של המנהל וגם עזרה למוקדנים שמתקשים בעבודה בעיקר אם מדובר במוקד טלפוני לצרכי מכירות.
תוכנות שיעזרו לניהול ובקרה
כדי לנהל בצורה נכונה מוקד טלפוני יש להשתמש בתוכנות מותאמות. ניהול מוקד טלפוני ללא תוכנה מיוחדת במחשב כמו תוכנת קול סנטר יכול להיות קשה מאוד עד בלתי אפשרי. תוכנת קול סנטר יכולה לעזור לכם להקליט שיחות באופן אוטומטי, לבצע שיחות מזוהות לכל לקוח וחשיפת המידע לגביו עוד לפני שעונים, התקשרות מכל מסך בתוכנה וכן הלאה. תוכנת כל סנטר היא אחד מעמודי התווך של כל מוקד טלפוני.
הכשרה מתאימה ותקופת חפיפה
יש אנשים שלא מבינים מה החשיבות של המוקד הטלפוני. כאשר האנשים האלו יעבדו בו אתם תהיו בבעיה ולא משנה עד כמה הניהול יהיה מוצלח מהבחינה הלוגיסטית והתוכנה שיש במחשבים, השירות לא יהיה מיטבי. לכם חשוב מאוד לבחור את כוח האדם בצורה נבונה וכמובן לבצע הכשרה מתאימה לכל עובד חדש.